Ein Interim Category Manager wird häufig in einer unkomfortablen Situation geholt: Eine Schlüsselperson ist ausgefallen, ein RFx steht unter Zeitdruck, Renewals wurden zu spät sichtbar oder mehrere Stakeholder erwarten gleichzeitig Entscheidungen. Der natürliche Reflex lautet dann: sofort Termine einstellen und möglichst viele Themen parallel bewegen.
Das erzeugt Aktivität, aber noch keine Kontrolle. In einer IT- oder Cybersecurity-Kategorie muss der erste Monat deshalb zwei Dinge gleichzeitig leisten: laufende Risiken stabilisieren und ein belastbares Arbeitsmodell aufbauen.
Das Ziel nach 30 Tagen
Nach dem ersten Monat sollte die Organisation nicht nur wissen, womit der Interim Manager beschäftigt war. Sie sollte sehen können:
- welche kommerziellen Entscheidungen in den nächsten 90 bis 180 Tagen anstehen,
- welche Verträge, Renewals und RFx kritisch sind,
- wer für Business-, IT-, Security- und Einkaufsentscheidungen verantwortlich ist,
- wo Daten oder Dokumente fehlen,
- welche drei bis fünf Themen zuerst umgesetzt werden.
Woche 1: Verstehen, ohne sich festzufahren
Der Start beginnt mit einer kompakten Bestandsaufnahme. Dafür braucht es nicht zwanzig Interviews. Meist reichen gezielte Gespräche mit Category Owner, IT, Security, Finance, Legal und den wichtigsten Business-Stakeholdern.
Parallel entsteht eine erste Arbeitslandkarte:
- aktive Verträge und Laufzeiten,
- Renewal- und Kündigungsfenster,
- laufende RFx und offene Awards,
- strategische oder problematische Lieferanten,
- Budget- und Verbrauchsdaten, soweit verfügbar,
- bekannte Eskalationen und Abhängigkeiten.
Wichtig ist, Unklarheiten sichtbar zu markieren. Eine scheinbar vollständige Vertragsliste ist gefährlicher als eine ehrliche Liste mit dokumentierten Lücken.
Woche 2: Priorisieren nach Wirkung und Zeitkritikalität
Nicht jedes Thema ist gleich wichtig. Die Priorisierung sollte mindestens vier Faktoren berücksichtigen: finanzielles Volumen, zeitliche Dringlichkeit, operatives Risiko und Qualität der Entscheidungsbasis.
Ein Renewal mit hohem Volumen, aber noch neun Monaten Vorlauf kann strategisch wichtiger sein als eine kleine Verlängerung in drei Wochen. Gleichzeitig kann ein Security-Vertrag mit geringem Spend eine hohe betriebliche Kritikalität besitzen. Ein reines Spend-Ranking reicht deshalb nicht.
Am Ende der zweiten Woche sollte eine abgestimmte Pipeline vorliegen: jetzt handeln, vorbereiten, beobachten oder bewusst nicht priorisieren.
Woche 3: Die ersten Themen wirklich umsetzen
Nun beginnt die sichtbare Delivery. Typische erste Schritte sind:
- Scope und Governance für einen kritischen RFx klären,
- Renewal-Daten und Nutzung für eine SaaS-Verhandlung zusammenführen,
- eine Lieferanteneskalation kommerziell strukturieren,
- Vertrags- und Preisabweichungen dokumentieren,
- fehlende interne Entscheidungen verbindlich terminieren.
Die Auswahl der ersten Maßnahmen ist ein Signal. Sie zeigt, ob der Interim Manager nur Aufgaben übernimmt oder die Kategorie aktiv steuert.
Woche 4: Arbeitsweise und Entscheidungsrechte verankern
Am Ende des Monats braucht die Organisation einen Rhythmus, der ohne tägliche Improvisation funktioniert. Dazu gehören ein kurzer Category-Review, klare Owner pro Thema und nachvollziehbare Entscheidungspunkte.
Gerade in Technologie-Kategorien sollte eindeutig sein, wer Anforderungen definiert, wer Security-Risiken bewertet, wer die kommerzielle Empfehlung abgibt und wer den Award freigibt. Der Einkauf kann diese Rollen koordinieren — er sollte sie aber nicht stillschweigend ersetzen.
Konkrete Ergebnisse des ersten Monats
Eine belastbare 30-Tage-Lieferung umfasst:
- Stakeholder- und Entscheidungslandkarte,
- Vertrags- und Renewal-Kalender,
- priorisierte Sourcing- und Verhandlungspipeline,
- Risiko- und Datenlückenliste,
- erste umgesetzte Maßnahme mit dokumentiertem Status,
- 90-Tage-Plan mit Ownern und Entscheidungsterminen.
Was nicht dazugehören sollte: eine lange Transformationsroadmap, bevor die operative Realität verstanden wurde. Ein Interim Mandat gewinnt Vertrauen durch kontrollierte Delivery — nicht durch die Größe seines Kick-off-Decks.